Rôles et accès
Ce qu’une personne voit et peut modifier dépend de son rôle et de la classe d’accès d’une information. Le rôle s’applique à toute l’institution. La classe d’accès s’applique à des champs, des images, des documents et des pages individuels.
Les quatre rôles
| Rôle | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Owner | Tout ce que permet le rôle Administrator. En plus : inviter des personnes avec le rôle Owner, transférer la propriété et retirer les accès invités. Également modifier le nom et l’adresse de l’espace de travail, la langue par défaut ainsi que Plan & billing. |
| Administrator | Tout ce que permet le rôle Editor. En plus : publier des canaux, désactiver et fusionner des notices, gérer le vocabulaire et les champs, modifier les coordonnées de l’institution et la politique de vérification. Également inviter et gérer des membres, sauf les personnes avec le rôle Owner. |
| Editor | Créer et modifier des notices, des liens, des identifiants, des médias, des expositions et des checklists. Voir les informations internes et confidentielles. Modifier les brouillons de canaux, mais ne publier que si cela est activé pour la personne. |
| Viewer | Voir les notices, les médias, les expositions et les canaux, mais ne rien modifier. Le rôle Viewer ne donne accès ni aux informations internes et confidentielles des notices, ni aux emplacements. |
Chaque institution compte au moins une personne avec le rôle Owner. Pour l’administration quotidienne, le rôle Administrator suffit.
Vous pouvez comparer tous les rôles sous Settings → Team & access → Role permissions. Differences only masque ce qui est identique pour tous les rôles. « If enabled » signifie que l’autorisation ne s’applique que si elle est activée pour la personne. « Subject to policy » signifie que la politique de vérification de votre institution s’applique.
Voir son propre rôle
Sous Settings → Team & access → Members, tous les membres voient qui a quel rôle et qui peut publier. Seules les personnes avec le rôle Owner ou Administrator peuvent modifier ces réglages. S’il vous manque une autorisation, demandez à l’une de ces personnes de vous attribuer un autre rôle.
Modifier un rôle
- Sous Members, choisissez Manage pour la personne.
- Choisissez le nouveau rôle. Pour Editor, vous pouvez autoriser la publication de canaux.
- Choisissez Save changes.
La même fenêtre contient deux autres boutons.
- Remove member retire à la personne l’accès à l’institution.
- Transfer ownership attribue le rôle Owner à la personne choisie, et vous passez au rôle Administrator. Seules les personnes avec le rôle Owner peuvent le faire.
Si une seule personne a encore le rôle Owner, vous ne pouvez ni la retirer ni lui attribuer un rôle inférieur. Attribuez d’abord le rôle Owner à une autre personne.
Sous Guests figurent les personnes qui ont un accès, mais aucun rôle dans l’équipe. Seules les personnes avec le rôle Owner peuvent retirer cet accès.
Faire vérifier les modifications par une deuxième personne
Sous Settings → Review policy, les personnes avec le rôle Owner ou Administrator peuvent activer Require an independent reviewer. Une autre personne doit alors valider chaque demande de modification. Qui modifie directement une notice n’a pas besoin de validation. Pour en savoir plus, voir Demandes de modification.
Classes d’accès
La classe d’accès détermine qui voit une information ou un fichier et si elle peut être publiée.
| Classe d’accès | Informations dans les notices | Images et documents | Dans les canaux |
|---|---|---|---|
| Unrestricted | Tous les membres | Tous les membres | Dans les canaux publics et internes |
| Internal | Tous sauf le rôle Viewer | Tous les membres | Uniquement dans les canaux avec le public Internal et une protection par mot de passe |
| Confidential | Tous sauf le rôle Viewer | Tous sauf le rôle Viewer | Jamais |
Où définir la classe d’accès
- Pour les images et les documents, choisissez la classe d’accès lors du téléversement, dans le champ Access. Internal est présélectionné.
- Pour les champs d’objet, les personnes avec le rôle Owner ou Administrator la définissent sous Settings → Objects, dans le menu Access de chaque champ. Avec As the field, la classe générale du champ s’applique.
Confidential convient par exemple aux valeurs d’assurance ou aux prix d’achat. Ne choisissez Unrestricted que pour les informations et les images qui peuvent apparaître publiquement.
Un canal public n’affiche jamais d’informations internes ou confidentielles. Ce qu’affiche un canal se définit sous Canaux.