Personnes et organisations
Vous saisissez ici les personnes et les organisations liées à vos fonds et à vos expositions, par exemple des artistes, des commissaires, des musées, des ateliers ou des prêteurs. Une notice n’est pas un compte utilisateur. Si vous saisissez une collègue, elle n’obtient pas pour autant d’accès à CONTXT.
Chercher d’abord une notice existante
- Ouvrez People & Organizations et cherchez le nom. Essayez aussi d’autres graphies, d’anciens noms ou seulement le nom de famille.
- Avec Filters, limitez les résultats par type ou par rôle.
- Ouvrez un résultat possible. Comparez les dates biographiques, les autres noms et les objets ou expositions liés.
Le même nom ne suffit pas. Souvent, seuls l’année de naissance ou le domaine d’activité permettent de savoir de qui il s’agit.
Créer une personne ou une organisation
- Dans le registre, choisissez Add.
- Sous Type, choisissez Person pour un individu ou Organization pour un musée, une entreprise ou un groupe. À d’autres endroits, l’organisation s’appelle Group.
- Saisissez le nom ; pour une personne, le prénom et le nom de famille. Vérifiez comment le nom s’affiche.
- Saisissez les dates biographiques, pour une organisation sa fondation et sa dissolution, mais seulement si une source les atteste. Laissez vides les dates inconnues.
- Ajoutez d’autres noms connus ou une brève description. Choisissez ensuite Create.
Un atelier n’est pas automatiquement la personne dont il porte le nom. Ce qui compte, c’est la personne que désigne votre source.
Tenir à jour les noms et les informations
Ouvrez la notice et choisissez Edit record. Lorsque vous avez terminé, choisissez Save changes. Cancel annule tout ce qui n’a pas encore été enregistré.
Saisissez les autres graphies attestées comme formes de nom supplémentaires. Avant de créer une nouvelle organisation, vérifiez s’il ne s’agit pas de la même organisation, qui a seulement changé de nom. Ainsi, les liens existants continuent de mener à la bonne organisation.
Un identifiant externe renvoie à une notice dans un autre répertoire, par exemple un fichier d’autorité. N’ajoutez l’identifiant que si le nom, les dates biographiques et le domaine d’activité qui y figurent correspondent à votre personne.
Lier une personne à un objet
L’auteur d’un objet se saisit sur l'objet. Modifiez l’objet et cherchez la personne dans le champ Maker. Choisissez l’attribution qui convient et enregistrez.
« Made by this person or group » (réalisé par cette personne ou ce groupe) et « Attributed to » (attribué à) ne sont pas la même chose. Choisissez ce que dit votre source. Si une attribution est fausse, corrigez-la sur l’objet, pas dans la notice de la personne.
Saisir des rôles dans une exposition
Chaque personne n’a besoin que d’une seule notice, même si elle a créé un objet et assuré le commissariat d’une exposition. Le rôle appartient chaque fois au lien avec l’objet ou l’exposition.
Dans l'exposition, cherchez la notice existante parmi les participants ou les autres intervenants. Saisissez le rôle que nomme votre source. Qu’un nom figure dans le texte de l’exposition ne signifie pas encore que la personne y a participé. Une autrice citée n’est pas automatiquement commissaire.
Traiter les doublons possibles
Un doublon est une deuxième notice pour la même personne ou organisation. Comparez les deux notices, avec leurs identifiants et leurs liens. Si Merge… est proposé, vérifiez quelle notice sera conservée. S’il n’est pas clair qu’il s’agit vraiment de la même personne, clarifiez d’abord les sources avec les responsables. Deux personnes portant le même nom gardent des notices distinctes.
L’Assistant peut préparer la comparaison. Donnez-lui les liens vers les deux notices :
Compare les noms, les dates biographiques, les identifiants et les objets liés de ces deux notices. Dis-moi ce qui concorde et ce qui se contredit. Ne fusionne pas encore les notices.
Vérifiez vous-même les justificatifs avant de décider.