Assistant
L’Assistant lit vos documents, par exemple un e-mail d’achat, une fiche descriptive d’objet ou un catalogue. À partir de ceux-ci, il crée des notices ou les complète, dans la mesure où vos autorisations le permettent. Il trouve et compare des notices, confronte des informations à la bibliographie, propose des objets pour des expositions, recherche dans des sources publiques, rédige des pages Wiki, résume des modifications et crée des tableaux et des fichiers. Les fonctions disponibles dépendent de votre institution et de vos droits d’accès. Vous le trouvez dans le menu sous Assistant.
Un exemple illustré figure dans Vérifier une source avec l’Assistant.
Commencer votre premier chat
- Ouvrez Assistant et choisissez New chat.
- Décrivez la tâche. Pour une notice existante, indiquez son lien ou un titre sans ambiguïté. Pour quelque chose de nouveau, précisez que l’objet n’est pas encore saisi.
- Ajoutez l’e-mail, le texte ou les fichiers et indiquez le résultat attendu.
- Envoyez le message. Répondez aux questions de suivi, par exemple lorsque plusieurs notices sont possibles.
- Ouvrez les résultats liés et contrôlez-les.
Une recherche convient bien pour un premier essai. Ajoutez pour cela : « Ne modifie aucune notice. »
Vous pouvez aussi utiliser l’Assistant à côté d’une page ouverte. Il reconnaît alors de quelle notice il s’agit. Si ce n’est pas clair, indiquez le lien.
Pour le même sujet, continuez dans le même chat ; pour une nouvelle tâche, choisissez New chat. Vous retrouvez les chats précédents dans l’historique des chats ou avec Search chats.
Rédiger une bonne demande
Nommez l’objet, l’exposition ou la sélection, la tâche et les sources autorisées : uniquement internes, un fichier précis ou également des sources publiques. Dites aussi ce que vous souhaitez recevoir : un texte, un tableau, une demande de modification ou une notice enregistrée.
Au lieu de « Vérifie la datation », écrivez par exemple : « Vérifie la datation de “Ufer im Abendlicht” à l’aide du texte de catalogue joint, page 42. Conserve un “vers” ou un “attribué à”. Ne modifie pas encore la notice. » Pour une correction, indiquez précisément de quelle information il s’agit.
Distinguer une réponse, une proposition et une modification enregistrée
| Vous souhaitez | Écrivez-le ainsi |
|---|---|
| une évaluation dans le chat | « Explique la contradiction. N’enregistre rien. » |
| une correction à vérifier | « Prépare la correction sous forme de demande de modification. Ne l’applique pas encore. » |
| une modification de la notice | « Corrige la datation d’après cette source et montre-moi la notice enregistrée. » |
Selon les autorisations et les règles de vérification, l’Assistant enregistre directement ou soumet les modifications pour vérification. Il ne demande pas forcément avant chaque enregistrement. Si vous écrivez « Crée une exposition », vous obtenez une nouvelle exposition.
Vous ne voyez si quelque chose est enregistré que dans la notice ou dans la demande de modification liée, pas dans le chat. En cas de doute, demandez : « Qu’as-tu enregistré, qu’as-tu seulement proposé et qu’est-ce qui reste en suspens ? »
Créer de nouvelles notices à partir de documents
Donnez les documents directement dans le chat. Pour un e-mail, copiez le texte avec l’expéditeur, la date et l’objet du message dans le chat et joignez les pièces jointes sous forme de fichiers. Pour un PDF, un catalogue ou un dossier, nommez l’objet et les pages ou les entrées. Si un objet est déjà saisi, insérez son lien.
Crée le nouvel objet à partir de ces documents. Ne reprends que les informations qui y figurent et utilise les personnes et les termes existants. Associe les images, enregistre les fichiers en interne sur l’objet et demande-moi si quelque chose se contredit.
Comparez la notice enregistrée avec les originaux. Faites attention aux rôles : la galerie qui vous écrit n’a pas forcément créé l’œuvre. Si un catalogue décrit plusieurs œuvres, l’entrée doit figurer sur le bon objet.
Les différentes étapes sont présentées dans Saisir un objet et Préparer une exposition. Si d’autres documents arrivent plus tard, indiquez le lien vers la notice existante et demandez uniquement le complément.
Fournir des sources, des liens et des fichiers
Pour les documents longs, indiquez les pages ou les sections ; pour une image, le détail, par exemple une inscription au verso.
Sélectionnez les fichiers avec le message ou faites-les glisser dans le champ de saisie, si cela est possible chez vous. N’envoyez le message qu’une fois que tout est téléversé. Relancez ou retirez un téléversement qui a échoué. Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 fichiers de 20 Mio au maximum chacun. S’il y en a davantage, fournissez un extrait.
Un fichier joint appartient au chat et n’est donc pas encore enregistré sur l’objet. S’il doit y être déposé, dites-le explicitement. Contrôlez ensuite les documents dans la notice.
Un tableau créé par l’Assistant ne modifie pas les données de l’objet.
Rechercher en interne ou sur le web
En interne, l’Assistant utilise les notices, les pages Wiki et les documents lisibles de votre institution auxquels vous avez accès. Pour qu’il s’en tienne là, écrivez : « Utilise uniquement des sources internes. »
En externe, il cherche et lit des sources publiques sur le web. Indiquez le sujet et la période, si nécessaire aussi des sites web ou une région. N’utilisez que des termes de recherche qui peuvent devenir publics, pas de textes de concept non publiés ni de notes internes.
Les textes numérisés sont parfois mal reconnus, et certains sites web ne peuvent pas être ouverts. Si l’Assistant ne trouve rien, cela ne signifie pas qu’il n’existe rien. Demandez-lui quelles sources il a lues et ce qui manque.
Vérifier les résultats et appliquer les modifications
Certaines recherches livrent une carte de résultats. Sous Review findings figurent les propositions, les informations confirmées et les questions ouvertes ; sous Research & sources, les justificatifs.
Pour chaque proposition, vérifiez qu’elle concerne la bonne notice et que l’information figure vraiment à l’endroit indiqué dans la source. Un « attribué à » doit être conservé. Si une information ne concorde pas avec les autres, clarifiez-le vous-même.
Dans une demande de modification, n’appliquez que ce qui est exact, comme décrit sous Demandes de modification. Ce que l’Assistant a enregistré directement, contrôlez-le dans la notice et dans le journal des modifications.
Utiliser des modèles et des Skills
Un Skill est une instruction enregistrée pour une tâche qui revient régulièrement. Les modèles proposés dans un nouveau chat sont de tels Skills, par exemple « Check an object’s literature » sous Research. Sous Exhibitions figurent « Create an exhibition from source », « Find objects for an exhibition concept (internal) » et « Find similar exhibitions (external) ».
Lisez un modèle avant de l’envoyer. Un modèle qui crée quelque chose peut enregistrer des notices. Si vous souhaitez d’abord seulement une vérification, précisez-le.
Pour créer votre propre Skill :
- Ouvrez Manage skills et choisissez New skill.
- Donnez-lui un nom compréhensible et rédigez une description et des instructions.
- Enregistrez le Skill et essayez-le avec Use in chat.
Au début, vos propres Skills ne sont visibles que par vous. Si vous partagez un Skill avec l’espace de travail, ses membres peuvent utiliser l’instruction, mais ne voient pas vos chats. Une instruction modifiée s’applique dès l’utilisation suivante.
Lorsqu’une tâche bloque ou ne se termine pas
Même si une tâche s’interrompt, certaines étapes peuvent déjà être enregistrées. L’interruption ne les annule pas. Vérifiez les résultats signalés et dites précisément ce qui manque, afin que rien ne soit saisi deux fois :
La notice est créée, mais le lien vers la source manque. Vérifie l’état actuel et complète uniquement cette étape.
Corrigez une information erronée dans la notice ou par une demande de modification.
Ce que vous décidez vous-même
L’Assistant peut mal lire des sources ou confondre des personnes. Vérifiez en particulier les attributions, les datations et les conclusions, et s’il a correctement identifié les personnes et les œuvres.
Il ne peut faire que ce que vos droits d’accès permettent. La publication, la configuration des canaux et les paramètres de l’institution restent de votre ressort. Il associe des termes existants à des notices ; il ne modifie pas les vocabulaires ni leurs paramètres.
S’il propose des objets, cela ne signifie pas qu’ils peuvent être prêtés, qu’ils sont en bon état ou qu’ils sont disponibles.