Objets
La notice d’un objet réunit toutes les données sur un objet de la collection. Elle comprend des images, des documents et des liens vers des personnes, des collections et des expositions.
Saisir un objet montre comment saisir un nouvel objet à partir de vos documents, par exemple un e-mail d’achat, un PDF ou un catalogue. Vous pouvez ajouter le numéro d’inventaire plus tard. Votre institution définit quels autres champs sont obligatoires.
Un objet enregistré comporte trois parties :
| Partie | Ce que vous y faites |
|---|---|
| Object data | Décrire le titre, l’auteur, la datation, le matériau, les dimensions et d’autres données. |
| Collection management | Tenir à jour la provenance, l’emplacement, l’état, les prêts et les exigences. |
| Connections | Relier des collections, des listes, des expositions, des personnes, des objets et des sources. |
Les encadrés « Avec l’Assistant » montrent comment confier la même tâche à l’Assistant. Collez chaque fois le lien vers l’objet.
Trouver un objet existant
- Ouvrez Objects.
- Cherchez une partie du titre, l’auteur ou le numéro d’inventaire, s’il y en a un.
- Si les résultats sont nombreux, affinez la recherche avec Filters et choisissez Apply filters.
- Ouvrez l’entrée et comparez le titre, l’image et la description.
La vue List facilite la comparaison des données ; dans la vue Grid, vous reconnaissez les objets à leur image. Si vous ne trouvez rien, supprimez les filtres et essayez une autre orthographe ou un titre plus ancien.
S’orienter dans une notice
La vue d’ensemble affiche les données de l’objet, les images et les liens. Les différentes parties vous permettent d’ouvrir les sources, les documents, les collections ou l’historique des expositions. Un clic sur un nom lié ouvre la notice de la personne. Sous History (historique), vous voyez comment les données de l’objet ont évolué.
Corriger ou compléter des données
- Dans l’objet, choisissez Edit ou l’icône du crayon (Edit record).
- Modifiez les champs et choisissez Save changes.
Ce qui va dans quel champ est expliqué sous Données de l’objet.
Cancel annule uniquement ce que vous n’avez pas encore enregistré dans cette modification. Ce que vous faites dans d’autres parties, par exemple ajouter un nouveau lien, est enregistré séparément.
Si CONTXT signale que seule une partie des modifications a été enregistrée, cette partie reste enregistrée. Retry effectue les étapes restantes. Discard remaining changes annule uniquement ce qui n’est pas encore enregistré.
Si un nouvel objet affiche la mention Creation in progress, choisissez Retry. Ne saisissez pas l’objet une deuxième fois.
Ajouter des images et des documents
Ajoutez les images dans la section Images et les documents, comme les fiches d’inventaire ou les constats d’état, dans la section Documents. Vous pouvez le faire en créant l’objet ou plus tard.
Donnez aux images une légende et aux documents un titre qui disent quelque chose, par exemple « Revers avec étiquette d’inventaire » au lieu du nom de fichier de l’appareil photo. Si vous avez plusieurs images, définissez l’image principale lorsque CONTXT le propose.
Contrôlez le réglage Access (accès). L’autorisation d’utiliser un fichier en interne et sa visibilité publique sont décidées séparément. La publication se fait par les Canaux.
Citer les sources et la bibliographie
Un document joint n’indique pas encore quelle donnée il atteste. Notez donc l’endroit exact, par exemple la page et le numéro de catalogue dans le catalogue ou la section d’une page web.
- Ouvrez la partie Sources ou Literature et choisissez Add literature.
- Cherchez la publication sous Search the shared bibliography. Choisissez le résultat, puis Add reference.
- Si vous ne trouvez pas la publication, choisissez New reference et saisissez la référence bibliographique. Vous pouvez aussi joindre un lien ou un fichier.
- Pour une nouvelle référence, ouvrez More details. Saisissez l’emplacement, par exemple « p. 42, cat. 17 », et la nature du rapport, par exemple Literature ou Catalogue raisonné.
- Choisissez Create reference.
Si deux sources se contredisent, il doit rester clair pour quelle donnée vous avez opté. L’Assistant peut préparer une proposition à ce sujet, que vous vérifiez.
Ajouter à une collection ou une exposition
Vous utilisez pour cela l’objet existant. Une deuxième fiche d’objet n’est pas nécessaire.
- Dans le registre des objets, sélectionnez un ou plusieurs objets.
- Choisissez Add to…, puis Collection ou Exhibition.
- Cherchez la collection ou l’étape de l’exposition et choisissez Add.
Qu’un objet soit attribué à une exposition ne signifie pas encore que le transport, l’état ou la disponibilité sont réglés. Pour en savoir plus, voir Expositions.
Tenir le fonds à jour
Des filtres comme « Missing image », « Missing date » ou « Missing inventory number » trouvent les entrées où il manque quelque chose. Traitez chaque fois une petite sélection et contrôlez-la avant de continuer.
Si vous modifiez des données déjà publiées, regardez aussi la vue destinée au public. Un canal publié affiche les données actuelles validées. Une correction peut donc y devenir visible immédiatement.
Vérifiez les corrections proposées sous Demandes de modification.