Rollen & Zugriff
Was eine Person sieht und ändern darf, hängt von ihrer Rolle ab und von der Zugriffsklasse einer Angabe. Die Rolle gilt für die ganze Institution. Die Zugriffsklasse gilt für einzelne Felder, Bilder, Dokumente und Seiten.
Die vier Rollen
| Rolle | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Eigentümer:in | Alles, was Administrator:innen dürfen. Zusätzlich Eigentümer:innen einladen, die Eigentümerschaft übertragen und Gastzugriffe entfernen. Ausserdem Name und Adresse des Arbeitsbereichs, die Standardsprache sowie Plan & Abrechnung ändern. |
| Administrator:in | Alles, was Bearbeiter:innen dürfen. Zusätzlich Kanäle veröffentlichen, Datensätze stilllegen und zusammenführen, Vokabular und Felder verwalten, Kontaktangaben der Institution und Prüfrichtlinie ändern. Ausserdem Mitglieder einladen und verwalten, ausser Eigentümer:innen. |
| Bearbeiter:in | Datensätze, Verknüpfungen, Kennungen, Medien, Ausstellungen und Checklisten erstellen und bearbeiten. Interne und vertrauliche Angaben ansehen. Kanalentwürfe bearbeiten, aber nur veröffentlichen, wenn das für die Person eingeschaltet ist. |
| Leser:in | Datensätze, Medien, Ausstellungen und Kanäle ansehen, aber nichts ändern. Interne und vertrauliche Angaben in Datensätzen sowie Standorte sehen Leser:innen nicht. |
Jede Institution hat mindestens eine Person mit der Rolle Eigentümer:in. Für die tägliche Verwaltung reicht die Rolle Administrator:in.
Alle Rollen im Vergleich sehen Sie unter Einstellungen → Team & Zugriff → Rollenberechtigungen. Nur Unterschiede blendet aus, was bei allen Rollen gleich ist. «Wenn aktiviert» bedeutet, dass die Berechtigung nur gilt, wenn sie für die Person eingeschaltet ist. «Nach Prüfrichtlinie» bedeutet, dass die Prüfrichtlinie Ihrer Institution gilt.
Die eigene Rolle sehen
Unter Einstellungen → Team & Zugriff → Mitglieder sehen alle Mitglieder, wer welche Rolle hat und wer veröffentlichen darf. Ändern können das nur Eigentümer:innen und Administrator:innen. Fehlt Ihnen eine Berechtigung, bitten Sie eine dieser Personen um eine andere Rolle.
Eine Rolle ändern
- Wählen Sie unter Mitglieder bei der Person Verwalten.
- Wählen Sie die neue Rolle. Bei Bearbeiter:in können Sie das Veröffentlichen von Kanälen erlauben.
- Wählen Sie Änderungen speichern.
Im selben Fenster gibt es zwei weitere Schaltflächen.
- Mit Mitglied entfernen verliert die Person den Zugang zur Institution.
- Mit Eigentümerschaft übertragen wird die gewählte Person Eigentümer:in, und Sie werden Administrator:in. Das können nur Eigentümer:innen.
Hat nur noch eine Person die Rolle Eigentümer:in, können Sie diese Person weder entfernen noch ihr eine tiefere Rolle geben. Geben Sie zuerst einer weiteren Person die Rolle Eigentümer:in.
Unter Gäste stehen Personen, die Zugang haben, aber keine Rolle im Team. Nur Eigentümer:innen können diesen Zugang entfernen.
Änderungen von einer zweiten Person prüfen lassen
Unter Einstellungen → Prüfrichtlinie können Eigentümer:innen und Administrator:innen Unabhängige Prüfung verlangen einschalten. Dann muss eine andere Person jeden Änderungsantrag freigeben. Wer einen Datensatz direkt bearbeitet, braucht keine Freigabe. Mehr dazu unter Änderungsanträge.
Zugriffsklassen
Die Zugriffsklasse legt fest, wer eine Angabe oder Datei sieht und ob sie veröffentlicht werden kann.
| Zugriffsklasse | Angaben in Datensätzen | Bilder und Dokumente | In Kanälen |
|---|---|---|---|
| Uneingeschränkt | Alle Mitglieder | Alle Mitglieder | In öffentlichen und internen Kanälen |
| Intern | Alle ausser Leser:innen | Alle Mitglieder | Nur in Kanälen mit der Zielgruppe Intern und Passwortschutz |
| Vertraulich | Alle ausser Leser:innen | Alle ausser Leser:innen | Nie |
Wo Sie die Zugriffsklasse festlegen
- Für Bilder und Dokumente wählen Sie die Zugriffsklasse beim Hochladen im Feld Zugriff. Vorgewählt ist Intern.
- Für Objektfelder legen Eigentümer:innen und Administrator:innen sie unter Einstellungen → Objekte fest, im Menü Zugriff bei jedem Feld. Mit Wie das Feld gilt die allgemeine Klasse des Felds.
Vertraulich passt zum Beispiel für Versicherungswerte oder Ankaufspreise. Uneingeschränkt wählen Sie nur für Angaben und Bilder, die öffentlich erscheinen dürfen.
Ein öffentlicher Kanal zeigt nie interne oder vertrauliche Angaben. Was ein Kanal zeigt, legen Sie unter Kanäle fest.