Assistant
Der Assistent liest Ihre Unterlagen, etwa eine Kauf-E-Mail, ein Objektblatt oder einen Katalog. Daraus legt er Datensätze an oder ergänzt sie, soweit Ihre Berechtigungen das erlauben. Er findet und vergleicht Datensätze, gleicht Angaben mit Literatur ab, schlägt Objekte für Ausstellungen vor, recherchiert öffentliche Quellen, entwirft Wiki-Seiten, fasst Änderungen zusammen und erstellt Tabellen und Dateien. Was davon verfügbar ist, hängt von Ihrer Institution und Ihren Zugriffsrechten ab. Sie finden ihn im Menü unter Assistant.
Ein Beispiel mit Bildern zeigt Eine Quelle mit dem Assistenten prüfen.
Ihren ersten Chat beginnen
- Öffnen Sie Assistant und wählen Sie Neuer Chat.
- Beschreiben Sie die Aufgabe. Für einen bestehenden Datensatz geben Sie seinen Link oder einen eindeutigen Titel mit. Für etwas Neues schreiben Sie, dass das Objekt noch nicht erfasst ist.
- Fügen Sie E-Mail, Text oder Dateien hinzu und schreiben Sie, was herauskommen soll.
- Senden Sie die Nachricht. Beantworten Sie Rückfragen, etwa wenn mehrere Datensätze in Frage kommen.
- Öffnen Sie die verlinkten Ergebnisse und kontrollieren Sie sie.
Für den ersten Versuch eignet sich eine Suche. Schreiben Sie dazu: «Ändere keine Datensätze.»
Sie können den Assistenten auch neben einer geöffneten Seite verwenden. Er erkennt dann, um welchen Datensatz es geht. Ist das unklar, geben Sie den Link mit.
Zum gleichen Thema schreiben Sie im selben Chat weiter, für eine neue Aufgabe wählen Sie Neuer Chat. Frühere Chats finden Sie im Chatverlauf oder über Chats durchsuchen.
Einen guten Auftrag schreiben
Nennen Sie das Objekt, die Ausstellung oder die Auswahl, die Aufgabe und die erlaubten Quellen: nur interne, eine bestimmte Datei oder auch öffentliche. Sagen Sie auch, was Sie zurückbekommen möchten: einen Text, eine Tabelle, einen Änderungsantrag oder einen gespeicherten Datensatz.
Statt «Prüfe die Datierung» schreiben Sie etwa: «Prüfe die Datierung von ‹Ufer im Abendlicht› mit dem angehängten Katalogtext, Seite 42. Lass ein ‹um› oder ‹zugeschrieben› stehen. Ändere den Datensatz noch nicht.» Bei einer Korrektur sagen Sie genau, welche Angabe Sie meinen.
Antwort, Vorschlag und gespeicherte Änderung unterscheiden
| Sie möchten | So schreiben Sie es |
|---|---|
| eine Einschätzung im Chat | «Erkläre den Widerspruch. Speichere nichts.» |
| eine Korrektur zum Prüfen | «Bereite die Korrektur als Änderungsantrag vor. Wende sie noch nicht an.» |
| eine Änderung am Datensatz | «Korrigiere die Datierung anhand dieser Quelle und zeige mir den gespeicherten Datensatz.» |
Je nach Berechtigung und Prüfregeln speichert der Assistent direkt oder legt die Änderungen zur Prüfung vor. Er fragt nicht unbedingt vor jedem Speichern nach. Wer «Erstelle eine Ausstellung» schreibt, bekommt eine neue Ausstellung.
Ob etwas gespeichert ist, sehen Sie nur im Datensatz oder im verlinkten Änderungsantrag, nicht im Chat. Im Zweifel fragen Sie: «Was hast du gespeichert, was nur vorgeschlagen und was ist offen?»
Aus Unterlagen neue Einträge anlegen
Geben Sie die Unterlagen direkt in den Chat. Bei einer E-Mail kopieren Sie den Text mit Absender, Datum und Betreff hinein und hängen die Anhänge als Dateien an. Bei einem PDF, Katalog oder Dossier nennen Sie das Objekt und die Seiten oder Einträge. Ist ein Objekt schon erfasst, fügen Sie seinen Link ein.
Lege aus diesen Unterlagen das neue Objekt an. Übernimm nur Angaben, die dort stehen, und nutze vorhandene Personen und Begriffe. Ordne die Bilder zu, speichere die Dateien intern beim Objekt und frag nach, wenn sich etwas widerspricht.
Vergleichen Sie den gespeicherten Datensatz mit den Originalen. Achten Sie auf die Rollen: Die Galerie, die Ihnen schreibt, hat das Werk nicht unbedingt geschaffen. Beschreibt ein Katalog mehrere Werke, muss der Eintrag beim richtigen Objekt stehen.
Die einzelnen Schritte zeigen Ein Objekt erfassen und Eine Ausstellung vorbereiten. Kommen später Unterlagen dazu, geben Sie den Link zum bestehenden Datensatz mit und bitten nur um die Ergänzung.
Quellen, Links und Dateien mitgeben
Bei längeren Dokumenten nennen Sie Seiten oder Abschnitte, bei einem Bild das Detail, etwa eine Inschrift auf der Rückseite.
Dateien wählen Sie bei der Nachricht aus oder ziehen sie ins Eingabefeld, sofern das bei Ihnen möglich ist. Senden Sie erst, wenn alles hochgeladen ist. Einen fehlgeschlagenen Upload wiederholen oder entfernen Sie. Möglich sind bis zu 20 Dateien mit je höchstens 20 MiB. Ist es mehr, geben Sie einen Auszug mit.
Eine angehängte Datei gehört zum Chat und ist damit noch nicht beim Objekt gespeichert. Soll sie dort abgelegt werden, schreiben Sie das ausdrücklich. Kontrollieren Sie danach die Dokumente im Datensatz.
Eine Tabelle, die der Assistent erstellt, ändert die Objektdaten nicht.
Intern oder im Web recherchieren
Intern nutzt der Assistent die Datensätze, Wiki-Seiten und lesbaren Dokumente Ihrer Institution, auf die Sie Zugriff haben. Soll es dabei bleiben, schreiben Sie: «Verwende nur interne Quellen.»
Extern sucht und liest er öffentliche Quellen im Web. Nennen Sie Thema und Zeitraum, wenn nötig auch Websites oder eine Region. Verwenden Sie nur Suchbegriffe, die öffentlich werden dürfen, keine unveröffentlichten Konzepttexte oder internen Notizen.
Gescannte Texte werden manchmal falsch erkannt, manche Websites lassen sich nicht öffnen. Findet der Assistent nichts, heisst das nicht, dass es nichts gibt. Fragen Sie, welche Quellen er gelesen hat und was fehlt.
Ergebnisse prüfen und Änderungen übernehmen
Manche Recherchen liefern eine Ergebniskarte. Darin stehen unter Ergebnisse prüfen die Vorschläge, bestätigten Angaben und offenen Fragen, unter Recherche & Quellen die Nachweise.
Prüfen Sie bei jedem Vorschlag, ob er den richtigen Datensatz betrifft und ob die Angabe wirklich an der genannten Stelle in der Quelle steht. Ein «zugeschrieben» muss stehen bleiben. Passt eine Angabe nicht zu den anderen, klären Sie das selbst.
Aus einem Änderungsantrag übernehmen Sie nur, was stimmt, wie unter Änderungsanträge beschrieben. Was der Assistent direkt gespeichert hat, kontrollieren Sie im Datensatz und im Änderungsprotokoll.
Vorlagen und Skills verwenden
Ein Skill ist eine gespeicherte Anleitung für eine Aufgabe, die immer wieder vorkommt. Die Vorlagen im neuen Chat sind solche Skills, etwa «Literatur zu einem Objekt prüfen» unter Recherche. Unter Ausstellungen stehen «Ausstellung aus einer Quelle erstellen», «Objekte zum Ausstellungskonzept finden (intern)» und «Ähnliche Ausstellungen finden (extern)».
Lesen Sie eine Vorlage, bevor Sie sie senden. Eine Vorlage, die etwas erstellt, kann Datensätze speichern. Möchten Sie zuerst nur eine Prüfung, schreiben Sie das dazu.
So legen Sie einen eigenen Skill an:
- Öffnen Sie Skills verwalten und wählen Sie Neuer Skill.
- Geben Sie ihm einen verständlichen Namen und schreiben Sie Beschreibung und Anweisungen.
- Speichern Sie den Skill und probieren Sie ihn mit Im Chat verwenden aus.
Eigene Skills sehen zuerst nur Sie. Geben Sie einen Skill für den Workspace frei, können die Mitglieder die Anweisung nutzen, Ihre Chats aber nicht sehen. Eine geänderte Anweisung gilt ab der nächsten Verwendung.
Wenn eine Aufgabe stockt oder nicht fertig wird
Auch wenn eine Aufgabe abbricht, können einzelne Schritte schon gespeichert sein. Der Abbruch macht sie nicht rückgängig. Prüfen Sie die gemeldeten Ergebnisse und sagen Sie genau, was fehlt, damit nichts doppelt erfasst wird:
Der Datensatz ist angelegt, aber der Quellenlink fehlt. Prüfe den aktuellen Stand und ergänze nur diesen Schritt.
Eine falsche Angabe korrigieren Sie im Datensatz oder über einen Änderungsantrag.
Was Sie selbst entscheiden
Der Assistent kann Quellen falsch lesen oder Personen verwechseln. Prüfen Sie besonders Zuschreibungen, Datierungen, Schlussfolgerungen und ob er Personen und Werke richtig erkannt hat.
Er kann nur, was Ihre Zugriffsrechte erlauben. Veröffentlichen, Kanäle einrichten und die Einstellungen der Institution bleiben bei Ihnen. Vorhandene Begriffe ordnet er Datensätzen zu, die Begriffsverzeichnisse und ihre Einstellungen ändert er nicht.
Schlägt er Objekte vor, heisst das nicht, dass sie ausleihbar, in gutem Zustand oder verfügbar sind.